4 Consigli per essere produttivi anche lavorando da casa

Tempo di lettura: 7 min

L’emergenza sanitaria che stiamo vivendo con il COVID-19, ha rivoluzionato le vita di tutti noi e ha portato molte aziende a dover rivedere le modalità lavorative dei suoi collaboratori, utilizzando anche lo smartworking, o Lavoro Agile, pratica abbastanza consolidata per agenzie e aziende più giovani ma ritenuta ancora un tabù da strutture più tradizionali. Per molte persone il lavoro a distanza è quindi una realtà nuova e che può richiedere del tempo per abituarsi e trovare il proprio ritmo. Anche io inizialmente mi sono trovato nella stessa situazione ma, con un anno di esperienza alle spalle posso raccontarvi la mia esperienza.
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Inizialmente era difficile a trovare la giusta concentrazione e al tempo stesso avevo problemi a far capire ad amici e parenti che, sebbene nel mio studio di casa, stavo a tutti gli effetti lavorando.

Che sia fatto per scelta o per necessità lavorare da casa ha sempre i suoi vantaggi, come evitare di dover fare il tragitto quotidiano in macchina nel traffico oppure sui mezzi pubblici. Il problema di chi, per la prima volta, si approccia a questa metodologia di lavoro risiede nella motivazione. Infatti da a casa sta a te motivarti e sfruttare il tempo come faresti normalmente in una giornata di ufficio.

Se anche tu, in questo mese, ti sei accorto di non essere sempre al 100%, ecco 4 suggerimenti che posso darti per aiutarti a rimanere responsabile, collaborativo e produttivo!

Delinea il tuo spazio di lavoro: crea trigger per il cervello

Se lavori in ufficio è sempre presente una routine quotidiana che aiuta il tuo cervello a prepararsi per la giornata. Quando invece devi lavorare da remoto questa routine viene a mancare, ma possiamo creare noi stessi dei trigger che indichino al cervello che sta per iniziare la giornata lavorativa. 

Io ad esempio, prima di iniziare la giornata, ho come abitudine preparare il caffè, fare un po’ di esercizio fisico oppure leggere alcune notizie. Questo aiuta il mio cervello ad entrare nel mood lavorativo, come se mi trovassi fisicamente in ufficio.

Anche lo spazio in cui lavoriamo da casa è importantissimo. Alcune persone riescono ad essere produttive ovunque, ed è fantastico, ma per la maggioranza di noi, invece, non è così facile. A me, avere una scrivania in ordine e ben organizzata permette di lavorare in un clima sereno e senza stress. 

Stabilire allora un’area di lavoro che risponda alle proprie esigenze, che sia una stanza separata, una scrivania rifornita come quella che hai in ufficio, oppure una parte del tavolo da cucina, può aiutare a far capire al tuo cervello che sei in un luogo dove devi lavorare in modo produttivo e senza distrazioni! 

Le distrazioni meritano un approfondimento, in quanto rappresentano una delle più grandi problematiche che ho dovuto affrontare e, in generale, lo sono per qualsiasi lavoro da remoto.

Per mantenere il cervello in modalità “Al lavoro”, evita di eseguire attività non lavorative durante l’orario, anche se ti portano via solo pochi minuti. Ad esempio, se devi preparare una lavatrice, programma di farla durante la pausa pranzo piuttosto che tra una task di lavoro e l’altra.

Stabilisci una lista di cose da fare 

Può sembrare banale, ma una semplice lista di cose da fare può fare miracoli per restare concentrati, organizzati e produttivi mentre si lavora da casa. Nello scrivere la lista pensa prima ad obiettivi a lungo termine, come ultimare un progetto. Dopodiché stabilisci proprio quei piccoli obiettivi giornalieri, che ti  permetteranno di terminarlo. Stabilire piccoli step di lavoro ti permetterà di notare i progressi che si stanno facendo e ti stimolerà a lavorare in maniera produttiva. 

Prova ad utilizzare programmi come ClickUp, Trello, Todoist oppure Asana. Sono perfetti anche per creare liste di cose da fare in comune con i tuoi collaboratori.

Noi di DichotomicLab utilizziamo quotidianamente ClickUp per gestire i flussi di lavoro perché si è rivelato essere un ottimo modo per tenerci informati su cosa stiamo lavorando e per essere allineati al meglio. Il bello di programmi come questo è che sono aperti ad una grandissima personalizzazione, permettendo, così, di avere a disposizione un software adattabile ai propri flussi. Noi lo abbiamo strutturato in base alle nostre esigenze, quasi con un’impronta sartoriale. Ogni azienda ha i propri step e passaggi da dover seguire per ogni attività e quindi, un layout di ClickUp costruito su misura rende la gestione delle task di lavoro più chiara e lineare per tutti.

💡 Smart Tip
Non basta avere una lista in testa, è importante scriverla in modo da averla spesso sotto gli occhi perché, anche solo un’occhiata, può aiutare a rimanere motivati.

Crea una pianificazione per tutto

Un altro vantaggio del lavoro da remoto è che puoi gestirti in autonomia le pause. Non è necessario dedicarsi ossessivamente al lavoro ma anzi, è importante anche fare pause regolari in modo da rinfrescarsi mentalmente, fisicamente ed emotivamente. Tutto questo però deve essere programmato per evitare di distrarsi in momenti non opportuni.

Quando creo il mio programma, prendo anche in considerazione gli impegni non lavorativi, in modo da avere una routine e trovare il tempo per tutto. Se hai un bambino a casa ad esempio, oppure vuoi fare esercizio oppure leggere un po’ di notizie, programma del tempo per portare a termine il tuo lavoro prima o dopo queste attività; non lasciare che queste interrompano il tuo flusso di lavoro.

Dopo aver impostato una pianificazione, condividila con i tuoi collaboratori in un calendario. In questo modo, sapranno quando sei disponibile oppure quando sarai impegnato in attività personali. 

💡 Smart Tip
Assicurati che anche i tuoi familiari capiscano il tuo programma e lo rispettino. Stabilisci dei limiti facendo loro sapere che lavorare da remoto non significa essere sempre libero. Anche io all’inizio ricevevo chiamate e messaggi privati in qualsiasi momento perché tanto “Sei a casa, cosa ti costa rispondere?” ma poi ho capito che era importantissimo stabilire e far sapere ad amici e familiari che, seppur da remoto, stavo lavorando come se mi trovassi in un ufficio.

Collabora con il tuo team: sfrutta la tecnologia

Per chi è abituato alla vita da ufficio, lavorare da casa può sembrare ed essere un’esperienza solitaria ma, in queste situazioni, la tecnologia ci viene in soccorso. Parlare faccia a faccia può aiutare le collaborazioni, dunque, in questi momenti, considera una videoconferenza su programmi gratuiti come Skype, Zoom oppure Google Hangout. Parlate di compiti, decisioni o datevi feedback sul lavoro svolto fino a quel momento. 

Questi strumenti possono essere utili anche in caso di attività di brainstorming o riunioni ufficiali. 

Le videochiamate permettono anche di mantenere un rapporto con il team, rapporto che sarebbe scontato durante il lavoro in ufficio ma che potrebbe venire a mancare lavorando da remoto.

Le e-mail rimangono sempre importanti per trasmettere informazioni ufficiali ma, se hai bisogno di fare una domanda veloce oppure di contattare in maniera rapida il team di lavoro, perché non provare ad utilizzare un software di chat come Slack, Skype o Hangout? 

Ormai è da più di un anno che alterno il lavoro a casa da remoto agli incontri in azienda dai clienti. Inizialmente, abituato a lavori in ufficio, mi sembrava una metodologia difficile da portare avanti ma, con il tempo, l’esperienza e i programmi di cui vi ho parlato sopra, le cose sono cambiate e riesco a godere di tutti gli aspetti positivi che lo smartworking implica. 

Ancora oggi però, complice la situazione che stiamo attraversando, non mancano miei conoscenti che, essendo alle prime esperienze di lavoro da casa, mi dicono: Ma tu come fai a lavorare da remoto da così tanto tempo? Io sto già impazzendo

State tranquilli, come vi ho raccontato, ci sono passato anche io e, dopo un primo periodo di assestamento, vedrete che, se seguirete i miei consigli, lavorare da casa non sarà così male. Anzi, quando dovrete tornare in mezzo al traffico per arrivare in ufficio, ripenserete a quanto era comodo il lavoro da casa.

Edoardo

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